La politique suivante est conçue pour garantir que le respect du droit à la vie privée de chaque employé et client est maintenu dans des limites raisonnables et en tenant dûment compte du fait que toutes les informations personnelles sont confidentielles.
Tous les détails relatifs aux informations personnelles contenues dans les fichiers de tout client ou employé seront gardés confidentiels par le personnel de The Clark Companies.
Tous les documents relatifs aux renseignements personnels d’un client ou d’un employé doivent être conservés sous clé dans des classeurs désignés.
Les employés peuvent emporter des documents contenant des renseignements personnels à l’extérieur du bureau lorsque cela est requis dans le cours normal de leurs fonctions, en cas d’incendie ou de catastrophe similaire, ou si la loi l’exige. Les membres du personnel, qui prennent des renseignements personnels à l’extérieur du bureau de l’entreprise, sont responsables d’assurer la confidentialité et la sécurité de tous les documents en leur possession.
Les employés de The Clark Companies ne recueilleront ni ne divulgueront aucune information de nature personnelle sur un client sans le consentement du client, sauf disposition contraire de la loi.
Les informations considérées comme confidentielles comprennent : les dossiers des clients, les informations sur un client qui ont été acquises dans le cours normal des affaires, les informations sur les employés, les informations relatives à l’entreprise ou toute autre information jugée confidentielle par The Clark Companies.
L’entreprise se conforme à la législation fédérale sur la protection de la vie privée, en particulier la «Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques» (LPRPDE). Cette politique régit notre traitement des informations « personnelles ». Les informations personnelles désignent toute information telle que l’âge, le sexe, la religion, l’origine ethnique, la situation familiale, les affiliations politiques, la santé, l’adresse du domicile et le numéro de téléphone du domicile. Les informations personnelles ne comprennent pas les informations commerciales telles que le nom, le titre, l’adresse professionnelle ou le numéro de téléphone d’un employé d’une organisation.
Responsabilité
La société est responsable de toutes les informations personnelles en sa possession ou sous son contrôle. Cela inclut les informations auxquelles les tiers qui fournissent des biens ou des services à The Clark Companies, tels que, mais sans s’y limiter, les comptables, les entrepreneurs, les personnes chargées de la sécurité et de la maintenance peuvent avoir accès. Les sociétés Clark limitent cet accès à ces tiers autant que raisonnablement possible et leur demandent l’assurance qu’ils respectent les principes de confidentialité appropriés.
Pourquoi The Clark Companies collecte des informations personnelles
Le but principal de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels est de servir nos clients ou clients potentiels, de commercialiser nos services et d’autres fins qui seraient considérées comme liées ou autrement raisonnables dans les circonstances. Il est également collecté auprès des employés à des fins d’inscription aux avantages sociaux et à d’autres fins d’identification de la paie. The Clark Companies collecte, utilise et divulgue principalement des informations personnelles pour évaluer les besoins des clients. Si l’entreprise prévoit d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels à des fins non identifiées auparavant, elle fera tout effort raisonnable pour spécifier les fins identifiées, verbalement ou par écrit, à la personne auprès de laquelle les renseignements personnels ont été recueillis pour utilisation ou divulgation.
Consentement
En règle générale, toutes les informations personnelles sont strictement confidentielles et The Clark Companies obtiendra le consentement, exprès ou implicite, pour utiliser ou divulguer des informations personnelles d’un individu, sauf autorisation ou disposition contraire de la loi.
La manière dont nous recherchons le consentement, y compris s’il est explicite ou implicite, variera en fonction de la sensibilité de l’information et des attentes raisonnables de l’individu. Dans certaines circonstances, l’entreprise est autorisée ou tenue par la loi de recueillir, d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels à l’insu ou sans le consentement de l’individu. Par exemple, lorsque la collecte ou l’utilisation est clairement dans l’intérêt de l’individu et que le consentement ne peut être obtenu en temps opportun, ou pour enquêter sur une violation d’un accord ou une infraction à une loi ou pour agir en cas d’urgence menaçant la vie , la santé ou la sécurité d’un individu.
Sauvegarde
Les sociétés Clark prendront les mesures appropriées pour s’assurer que des mesures de protection adéquates sont en place pour protéger les informations personnelles. Les garanties consistent à s’assurer que les informations papier sont stockées dans un endroit supervisé ou sécurisé, y compris des classeurs verrouillés et un accès restreint aux bureaux. De plus, les informations électroniques sensibles et personnelles sont toujours protégées par un mot de passe. Les sous-traitants ou agents tiers qui ont accès aux renseignements personnels seront tenus de confirmer qu’ils suivent les pratiques de confidentialité appropriées.
Rétention
Bien que nous n’ayons pas l’intention de conserver les informations personnelles plus longtemps que ce qui est raisonnable, nous conservons les informations personnelles pendant un certain temps afin de pouvoir répondre aux questions sur nos services et de rendre compte des procédures d’audit commerciales normales. Les dossiers inactifs des clients ou des employés sont généralement détruits après sept (7) ans. Les informations de contact et les répertoires de nos clients sont conservés plus longtemps, à moins que les clients ne nous informent qu’ils souhaitent les supprimer. Nos dossiers comptables et financiers sont normalement conservés pendant un minimum de sept (7) ans.
Nous détruisons les dossiers papier contenant des informations personnelles en les déchiquetant ou en les jetant dans des poubelles ; nous détruisons les informations électroniques en les supprimant.
Ouverture et accès
À quelques exceptions près, nous donnerons accès aux informations personnelles que nous conservons sur les employés ou les clients sur demande. Nous confirmerons l’identité avant de fournir un tel accès. Nous demandons aux clients ou aux employés de fournir toute demande ou d’identifier tout problème relatif à ces informations personnelles par écrit. Les sociétés Clark répondront dans les 30 jours avec les informations demandées ou si cela n’est pas possible, nous vous en informerons sur la raison.
D’autres exceptions peuvent inclure des informations qui contiennent des références à d’autres personnes ou contiennent des informations commerciales confidentielles, lorsque ces informations ne peuvent pas être séparées du dossier.
Modifications
Nous examinerons et réviserons de temps à autre nos pratiques de confidentialité et cette politique de confidentialité. En cas de modification, un avis sera publié sur notre site Web ou dans nos bureaux ou dans d’autres communications appropriées de l’entreprise. Toute modification s’appliquera à compter de la date de publication sur le site Web.
Des questions
Toute question ou plainte concernant notre politique de confidentialité peut être adressée à notre responsable de la confidentialité : Barb Thibert, directrice des finances, 905-765-4401 x 254, bthibert@theclarkcompanies.com.
VIOLATION DE LA CONFIDENTIALITÉ
La divulgation d’informations confidentielles ou personnelles se fait plus souvent par négligence que par intention délibérée. Les employés sont priés de se familiariser avec la politique ci-dessus et de surveiller leur comportement pour éviter des violations telles que :
- Discuter des clients (même en n’utilisant pas leurs noms) en dehors du cours normal de leurs fonctions, avec des personnes qui ne sont pas directement impliquées dans le travail du client.
- Nommer spécifiquement les clients ou la nature du travail contractuel dans les lieux publics tels que les restaurants, les transports en commun, les ascenseurs, les rassemblements sociaux, etc.
- Examiner les documents/informations des clients ou d’autres documents dans des lieux publics.
- Laissant des bureaux, des bureaux ou d’autres zones de travail avec des informations confidentielles ouvertes à la vue.
- Partage d’informations client spécifiques avec d’autres clients